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水利工程檔案管理與資料整編

水利工程檔案管理與資料整編

陳少釗

(深圳市廣水建設工程有限公司,助理工程師、注冊二級建造師)

【摘  要】本文著重闡述水利工程檔案的重要性、特點、價值和作用;工程檔案的收集、管理、整編及歸檔。

【關鍵詞】水利工程檔案;價值;收集;管理

1、工程檔案的重要性

工程檔案是歷史的記錄,它來源于工程建設全過程,不僅在建設過程中具有重要作用(質量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與工程竣工驗收等),而且在工程建成后的運行、管理工作中,也是不可缺少的依據和條件。借助檔案,人們可以查尋了解掌握過去的資料與情況,尤其是在建立工程質量終身負責制的今天,檔案的憑證作用更為重要。如果忽視檔案管理,造成檔案資料的殘缺或不準確,將直接影響檔案資料作用的發揮。水利工程“五不驗收”中,就包括“檔案不合格不驗收”。因此,對每一個工程項目不管是建設法人的甲方,承建項目的乙方以及設計、監理等任何一個單位,對工程設計、報批立項、建設與竣工的全過程,務須高度重視各個階段的檔案資料的原始記錄、保存與管理。

加強工程檔案管理,是加強工程建設與管理工作的重要內容,江澤民同志曾題詞:“檔案工作是各項事業發展的重要基礎,這個基礎不牢固,將來我們要負歷史責任的”。胡錦濤同志也指出:“檔案是人類活動的真實記錄,是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案,我們能夠更好地了解過去,把握現在,預見未來。檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面,是一項崇高的事業?!笨梢姍n案管理工作的重要性。

2、水利工程檔案的特點、價值和作用

(1)水利工程檔案具有科學性、完整性、服務性外,還有其固有特點:

綜合性強:具有多元性和很強的綜合性,不僅是某一學科的信息反映,而且是以水利產業為中心的多學科、多專業的信息綜合。

原始數據價值高:水文與氣象隨機性很強,年際、年內變化很大,資料年代越長越原始,價值就越大,一旦遺失將無法再生。

地域性強:具有很強的地域性。每一條河流及水庫的特點各不相同。

(2)水利工程檔案的利用價值,對社會發展具有重要意義。它不但關系到工程的完整性,而且對領導的決策、科技人員的借鑒、質量評定以及廉政監督等方面都有著十分現實的作用。實踐證明,檔案的利用大多是查找資料性、憑證性的內容,主要用以維護單位的合法權益和經濟利益,而且數量大、時間跨度長。

(3)水利工程檔案具有多方面的作用。一是對水利單位日常工作起查考作用。二是在防汛搶險時期,可借助檔案,詳細了解歷年來的水情、雨情及水利工程的狀況。三是在進行水利方面的學術研究時,可更好、更快地取得研究結果。四是通過查找檔案,可以節約開支,減少不必要的支出,可創造出更大的經濟價值。五是水利工程檔案不僅可以真實地記錄水利工程建設的歷史面貌,而且還是全面鑒定工程質量,查明事故原因、追究事故責任的依據,更可為后人在工程使用、維護、改擴建方面提供必不可少的依據。

3、檔案資料的收集

從實際情況看,水利工程建設是比較復雜的,從項目申報到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內容繁雜,涉及部門和人員多,經歷時間長,稍有疏忽,就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設周期短、形成的文件數量不多,不易引起檔案人員的足夠重視;加之施工人員組成復雜,往往造成工程任務難以完成;臨時機構解散,而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整,我們要求檔案管理人員首先了解水利工程建設工作的具體操作程序、工作流程及各階段的工作安排,掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料,對每種資料的內容、數量做到心中有數。在此基礎上,采取以下收集方法:

3.1  追蹤收集

適用于工程周期短、形成檔案材料快的工程。檔案人員或兼職檔案人員主動到現場詢問和了解工程進展情況,及時掌握工程信息并指導和督促相關技術管理人員有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全,質量也比較高,但花費的人力、物力較大。  

3.2  分階段收集

適用于建設周期長的工程。大、中型水利工程及跨年度的水利工程,我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設部門的聯系,及時掌握工程進展情況,并加強催收,盡力避免檔案原始材料的散失,這樣能保證工程檔案的連續性、完整性。

3.3  強制性收集


適用于對人員分散、臨時機構較多的項目。我們采用收取檔案資料押金的做法。當一項水利工程報建后,承建單位先交一定金額的資料押金,承建單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對一些內部較復雜的承建單位具有一定的約束力,可以保證檔案資料不會由于人為因素而流失。

4、檔案資料的整編

立卷應當遵循工程文件的自然形成規律和特點,保持卷內文件的有機聯系和案卷的成套性、系統性。

(1)分類:按市檔案館的要求進行分類和編號,然后進行案卷組合。

(2)組卷:各工程形成的文件材料應保持其成套性和完整性,按其形成的過程組卷。

(3)卷內文件排列:

管理性文字材料按事項、專業順序排列;圖紙按專業排列,同專業圖紙按圖號順序排列;既有文字材料又有圖紙的案卷,文字材料排前,圖紙排后。

監理文件按合同結合文種、時間順序排列。

施工技術文件按工程專業或單位工程、分部分項(單元)工程的劃分排列;試驗報告、大宗原材料合格證等共用文件可集中組卷。

(4)卷內目錄的編制:包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁次、備注、填寫卷序。

(5)卷內備考表的填寫:包括卷內備考表、互見號、說明、立卷人、立卷日期、審核人、審核日期。

(6)案卷封面的填寫:包括檔號、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級、案卷數量。

(7)案卷脊背的填寫:包括保管期限、檔號、案卷題名、庫列柜序和總流水號。

(8)案卷目錄的編制:所有檔案必須編制案卷目錄、序號、檔號、頁數、保管期限、備注。

(9)檔案總目錄的編制:檔案總目錄由案卷目錄和卷內目錄構成,先排案卷目錄,后排卷內目錄,內容包括項目名稱、項目代號、案卷起止號。

(10)案卷裝訂:文字材料必須剔除金屬物,破損的文件應當修復,采用三孔雙棉線左側裝訂。

5、工程檔案的管理要求

水利工程檔案管理工作,關鍵要注意其完整性、準確性、系統性。水利工程檔案管理過程中,要按《中華人民共和國檔案法》和國家現行檔案法規文件精神。努力貫徹理論聯系實際的方針,力求符合思想性、科學性和實用性的要求,采取靈活多樣的方式和方法,建立健全檔案管理的各項規章制度,把水利工程檔案工作進行分解,責任落實到人,確保水利工程檔案的完整、準確、系統和規范,使水利工程檔案達到標準化。

5.1  工作方法標準化

首先應確定積累、立卷、歸檔等各環節的流程規范標準。其次建立標準的檔案工作程序圖,具體列出與各部門之間的關系及工作的周轉運行圖等等,使其達到程序化。

5.2  管理制度標準化

從水利工程建設的批復文件及勘探、設計資料的形成、積累、分類歸檔、打印、發放、回收等到工程檔案的整理、鑒定、保管、利用及檔案人員崗位制度等都要有統一的標準,而且要形成文件,用制度固定下來。為達到標準化還必須建立獎懲制度,對水利工程資料形成的每個重要環節,凡是做出突出貢獻的,組織上都應給予適應的獎勵,對確實屬于不重視檔案工作,工作馬馬虎虎,給檔案工作造成損失的,應給予必要的處分。從而在抓檔案管理工作工程中,樹立先進典型,起到示范帶動作用,把檔案管理工作進一步做好、做扎實。

5.3  統計標準化

所謂統計標準化就是對檔案和檔案工作發展情況進行統計調查,統計分析,提供統計資料,對水利工程各階段檔案工作實現統計監督。具體就是統計工程檔案的收進、移出、結存、整理、鑒定、保管、利用、業務指導及其它相關的各項內容。只有使用統一的計量單位,統一格式的報表,才能有完整可靠的工程檔案數據。

5.4  其它方面

檔案存放管理也要達到標準化,檔案柜架包括防火、防蟲、防曬、防霉、防鼠等,均有一定的標準。除此之外,還要設有良好的通風設備,保持通風,濕度等項指標都要達到《檔案法》的要求。

6、工程檔案的歸檔及移交要求

水利工程檔案文件歸檔應從項目的立項、可行性研究、初步設計階段、施工圖設計階段、施工建設階段、竣工驗收階段及與項目建設有關的批復文件,參考資料等方面著手進行同步歸檔整理。

6.1  歸檔文件的質量要求:


(1)歸檔的工程文件應當為原件;

(2)工程文件必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程;

(3)工程文件的內容必須真實、完整、準確,與工程實際相符合;

(4)工程文件應當采用耐久性強的書寫材料,字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續完備;

(5)工程文件中文字材料幅面尺寸規格應當為A4幅面,圖紙應當采用國家標準圖幅;

(6)圖紙一般采用藍曬圖,竣工圖應當是新圖,計算機出圖必須清晰,不得使用計算機出圖的復印件;

(7)利用施工圖改繪竣工圖的,必須標明變更修改依據,凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變,或變更部分超過圖面1/3的,應當重新繪制竣工圖;

(8)所有竣工圖均應當加蓋竣工圖章,竣工圖章的基本內容包括:“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監理單位、現場監理、總監,并簽署完備??⒐D章應當使用不易褪色的紅印泥,蓋在圖標欄上方空白處。

6.2  工程檔案的移交要求:

(1)檔案材料必須為原件;

(2)檔案材料完整、準確、系統,字跡清楚,整理編目符合《市檔案整理規范》要求;

(3)工程竣工圖與工程實體相符,修改符合規范要求,加蓋了竣工圖章,圖面整潔,規格統一,簽署完備;地下管線工程竣工圖應當以竣工測量成果為依據,數據完整、準確;

(4)建設工程竣工驗收合格后6個月內必須向市檔案館移交建設工程檔案;

(5)建設工程項目完工后,勘察、設計、施工、監理等單位應對建設工程檔案進行系統收集、規范整理,并按時向建設單位移交,由建設單位審查、匯總并進行統一編號編目錄后,以項目為單位向市檔案館移交;

(6)各單位在移交建設工程檔案時,應當將該建設工程檔案紙質總目錄一式兩套及工程項目信息與檔案總目錄電子模板一并移交;

(7)移交單位在辦理檔案移交前,應當提請市檔案館行政管理部門對移交檔案進行進館前的檢查。在辦理檔案交接時,應對照目錄逐一清點檔案,并出具《市檔案移交進館憑據》。

7、工程檔案工作中存在的主要問題

7.1  對檔案不夠重視

檔案意識淡薄,“檔案盲”占有一定比例,檔案管理工作作為水利工程管理整體的一部分,未能切實列入工作內容,擺到應有的位置,從人力(檔案員配置)、物力(檔案裝具和材料等)上給予必要的投入。未能正確認識檔案管理對水利工程使用、維修和水利工程建設的重要作用,而且這種作用將產生不小的經濟效益。

7.2  檔案管理制度不健全

集中統一管理的原則不落實,處于“政出多門、多頭管理”導致“誰都不管”局面,工程建設中形成的規劃、設計、施工圖紙以及其它具有考查和憑證作用的圖片、圖表、聲像等基礎、技術文件資料缺乏統一收集、整理和保存,甚至出于各自所需,據為已有,導致檔案收集不完整,存放混亂,隨處散失。


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